Pharma-Konferenz, München & Wien

Die Herausforderung

Eine Fortune-500-Pharmamarke buchte ihren europäischen Produktlaunch in München und Wien. Zwei Städte, 340 Delegierte aus 18 Ländern, vier Tage. Die Flüge landeten innerhalb eines 48-Stunden-Fensters. Gleichzeitig liefen Veranstaltungs-Shuttles zwischen Hotels, Kongresszentren und einem Gala-Dinner-Ort an der Donau. Eine einzige verpasste Abholung hätte eine Kettenreaktion ausgelöst: verspätete Delegierte, leere Sessions und ein echtes Reputationsrisiko für den Kunden.

Unsere Lösung

Wir stellten 10 Busse plus 2 Backup-Fahrzeuge bereit. Jeder Fahrer bekam ein gedrucktes Briefing-Blatt mit Flugnummern, Passagierlisten in deren Muttersprachen und Einlassprotokollen der Veranstaltungsorte. Ein Account-Manager verfolgte jeden Flug live und leitete die Busse um, sobald sich Ankünfte verschoben. Für den Gala-Abend stand die Flotte 90 Minuten früher bereit, die Fahrer trugen Smoking.

Das Ergebnis

Null verspätete Ankünfte über alle vier Tage. Jeder Delegierte erreichte jede Session pünktlich. Der Kunde buchte uns im selben Jahr für drei weitere regionale Launches.

So lief der Einsatz

1. 1

   Flotte über vier Tage

   Zehn Reisebusse im Einsatzplan plus zwei Reservefahrzeuge in Bereitschaft, damit eine Panne nie zum Problem des Kunden wird.

2. 2

   Briefing-Mappen

   Jeder Fahrer erhielt ein gedrucktes Blatt mit Flugnummern, Passagierlisten in den Sprachen der Delegierten und dem Zufahrtsprotokoll der Location.

3. 3

   Flüge in Echtzeit

   Ein Account Manager verfolgte jeden ankommenden Flug und leitete Busse um, sobald sich Landezeiten im 48-Stunden-Fenster verschoben.

4. 4

   Gala-Abend

   Die Flotte stand 90 Minuten bevor der erste Gast das Hotel verließ bereit, die Fahrer im Smoking.