Conferencia Farmacéutica, Múnich & Viena

El desafío

Una marca farmacéutica Fortune 500 reservó su lanzamiento europeo en Múnich y Viena. Dos ciudades, 340 delegados de 18 países, cuatro días. Los vuelos aterrizaban dentro de una ventana de 48 horas. Al mismo tiempo, las lanzaderas circulaban entre hoteles, centros de conferencias y una cena de gala junto al Danubio. Una sola recogida fallida desencadenaría una reacción en cadena: delegados con retraso, sesiones vacías y un riesgo real para la reputación del cliente.

Nuestra solución

Pusimos 10 autocares más 2 vehículos de respaldo. Cada conductor recibió una hoja de briefing impresa con números de vuelo, listas de pasajeros en sus idiomas nativos y protocolos de acceso al recinto. Un gestor de cuenta siguió cada vuelo en directo y reubicó los autocares según cambiaban las llegadas. Para la gala, la flota estuvo lista 90 minutos antes y los conductores vistieron esmoquin.

El resultado

Cero retrasos durante los cuatro días. Cada delegado llegó a cada sesión a tiempo. El cliente nos volvió a contratar para tres lanzamientos regionales en el mismo año.

Cómo lo ejecutamos

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   Flota reservada cuatro días

   Diez autocares en el plan y dos vehículos de reserva libres, para que una avería nunca fuera problema del cliente.

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   Dosier para cada conductor

   Cada conductor recibió una hoja impresa con números de vuelo, listas de pasajeros en el idioma de los delegados y el protocolo de acceso a la sede.

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   Vuelos en tiempo real

   Un gestor de cuenta siguió cada vuelo de llegada y redirigió autocares conforme se movían los aterrizajes en la ventana de 48 horas.

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   Noche de gala

   La flota estaba en posición 90 minutos antes de que el primer invitado saliera del hotel, con los conductores de etiqueta.